Lees hier welke functies CRM-software moet hebben voor zelfstandigen en freelancers.
Het vooroordeel dat bedrijfssoftware alleen geschikt is voor grotere bedrijven blijft in de hoofden van velen hangen. Het zijn vaak kleine bedrijven die vooral baat zouden hebben bij het gebruik van CRM-software. Hieronder worden de belangrijkste kenmerken van een CRM-systeem voor zelfstandigen en freelancers onderzocht.
Wat is CRM-software?
De afkorting “CRM” betekent “customer relationship management”. Zowel het acroniem als het Anglicaanse zijn net zo gewoon als de term “customer relationship management” of “customer care”. Dit is de consistente focus van een bedrijf op haar eigen klanten. Aan de andere kant gaat dit echter ook hand in hand met een systematisch ontwerp van alle klantrelatieprocessen.
CRM-software stelt bedrijven in staat om al deze processen digitaal in kaart te brengen. Het systeem fungeert als een centrale database voor alle klantinformatie. Daarnaast kenmerkt customer relationship management zich door een operationeel, analytisch, communicatief en collaboratief niveau.
Operationele CRM verwijst naar de dagelijkse gang van zaken. De in het operationele CRM verkregen gegevens worden ter evaluatie doorgestuurd naar het analytische CRM. Hieruit kunnen waardevolle inzichten worden verkregen over het gedrag en de behoeften van onze eigen klanten en de efficiëntie van hun eigen CRM-processen.
Communicatieve CRM fungeert als een centrale klantinterface waarmee een actieve, tweerichtingsuitwisseling kan worden gerealiseerd. Collaborative CRM verwijst enerzijds naar afdelingsoverschrijdende samenwerking binnen een bedrijf, die geoptimaliseerd kan worden met behulp van een centrale CRM-software. Aan de andere kant kunnen moderne CRM-systemen de samenwerking met andere externe partijen zoals leveranciers ondersteunen. In dit geval wordt ook verwezen naar extended relationship management (xRM).
Functies en modules van een CRM-software
Kortom, alle belangrijke marketing-, klantenservice- en verkoopprocessen kunnen digitaal in kaart worden gebracht met behulp van CRM-software. Concreet worden hiervoor verschillende functies gebruikt, waarbij de functies van een business unit vaak gebundeld worden binnen een module in het systeem. De belangrijkste modules en functies van CRM-software zijn:
- marketing
- marketing
- klantenservice
- callcenter
- projectmanagement
- Rapportage
- werkflows
Niet elk bedrijf profiteert echter noodzakelijkerwijs van het gebruik van al deze modules en functies. Bij het kiezen van een geschikte CRM-software moeten bedrijven ervoor zorgen dat het systeem aan hun eigen eisen voldoet. De brancheaffiliatie van een bedrijf beïnvloedt bijvoorbeeld zijn vereistenprofiel voor adequate CRM-software.
Maar de grootte van een bedrijf heeft ook een grote impact op het eisenprofiel. In het volgende zullen de zelfstandigen en freelancers daarom nader worden bekeken.
Een blik op zelfstandigen en freelancers
ZZP’ers en ZZP’ers zijn eenmansbedrijven. Bedrijven van deze omvang hebben dus geen andere werknemers in dienst en zijn zelfstandigen. Dit betekent dat de taken van alle business units door één persoon moeten worden uitgevoerd. Zo is een zelfstandige verkoper, marketingmedewerker, koper en accountant tegelijkertijd.
De bijbehorende werklast mag niet worden onderschat. Met name administratieve activiteiten zijn een kostbare onderneming voor zelfstandigen. Dit zijn meestal benodigdheden, maar ze leveren geen directe bijdrage aan ondernemerssucces.
Kenmerken van CRM-software voor zelfstandigen en freelancers
Dit is waar CRM-software om de hoek komt komen. Het heeft het potentieel om de lasten voor zelfstandigen en freelancers bij de uitvoering van administratieve activiteiten aanzienlijk te verlichten. Aan de softwarekant wordt vooral gebruik gemaakt van automatisering. CRM-systemen voor zzp’ers kunnen bijvoorbeeld dataonderhoud ondersteunen. Dit geeft zelfstandigen extra capaciteit om effectievere taken op zich te nemen. Uiteindelijk helpt een adequate CRM-software zelfstandigen en freelancers aan een waardevolle troef: tijd.
Om het volledige potentieel van een CRM-systeem voor zelfstandigen te ontvouwen, moet het systeem echter ook geschikt zijn voor gebruik in de betreffende onderneming.
Voor zzp’ers en zzp’ers is het bijvoorbeeld bijzonder belangrijk dat het systeem zo eenvoudig mogelijk ingevoerd kan worden. Vooral cloudoplossingen zijn hier bijzonder populair vanwege de snelle, eenvoudige inbedrijfstelling. Cloudsoftware is vaak op dezelfde dag beschikbaar voor bedrijven. De overdracht van klant- en bedrijfsgegevens naar het systeem is meestal ook eenvoudig en kan worden afgehandeld via slepen en neerzetten.
Net zo belangrijk als een zo eenvoudig mogelijk introductieproces is het eenvoudigste gebruik. Als zelfstandigen eerst uitgebreide voorkennis moeten opdoen om het systeem ten volle te kunnen gebruiken, verliezen ze kostbare tijd. Bovendien is er in de meeste gevallen geen behoefte aan uitgebreide oplossingen om aan de behoeften van een zelfstandige of freelancer te voldoen.
Zelfs voor het uitvoeren van onderhouds- en onderhoudsmaatregelen hebben zelfstandigen vaak gewoon geen tijd. Om deze reden zijn cloudoplossingen vaak een geschikt alternatief voor het conventionele on-premises model. In het geval van cloud CRM-software ligt de verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van alle onderhouds- en onderhoudsactiviteiten bij de cloudoperator.
Zelfstandigen beschikken vaak over beperkte financiële middelen. Dit is echter niet in de weg aan de introductie van bedrijfssoftware. Zelfs goedkope systemen met zeer beperkte functionaliteit zijn meestal een aanzienlijke verbetering ten opzichte van het gebruik van spreadsheettools of iets dergelijks. Zelfs een kleine investering kan dus winstgevend zijn voor zelfstandigen.
Conclusie: CRM-software voor zelfstandigen
Samenvattend kan worden gezegd dat zelfstandigen en freelancers ook veel kunnen profiteren van het gebruik van CRM-software. Om het volledige potentieel van een CRM-systeem te ontvouwen, moet het echter ook zijn ontworpen voor gebruik in het betreffende bedrijf.
Wat zelfstandigen betreft, betekent dit concreet dat het systeem zo kosteneffectief en intuïtief mogelijk moet zijn. Zelfs in verband met de introductie, het onderhoud en het onderhoud van het systeem mag er geen grote inspanning worden geleverd.